Organiser des événements virtuels réussis dans le métavers : guide pratique

Dans cet espace numérique, aucune distance n’est trop grande à franchir. Participants d’Australie, d’Europe, ou d’Amérique peuvent se rejoindre instantanément dans un espace commun, partageant leurs expériences et leurs connaissances sans les contraintes ni les coûts des voyages internationaux. Imaginez une conférence sur le changement climatique où des experts de continents différents, du chercheur en Antarctique au militant en Amazonie, partagent un même podium virtuel, dialoguant et collaborant en temps réel. Cette accessibilité révolutionne non seulement la portée de l’événement mais enrichit également le débat avec une diversité de perspectives. J’ai eu l’occasion d’aborder le cas de Cultura qui a formé ses collaborateurs sur une semaine, sans demander le moindre déplacement. Un événement qui en plus de former à pu créer une véritable communauté au sein de l’entreprise.

Une plateforme immersive n’est pas seulement liée à l’utilisation d’un casque VR. Les participants peuvent interagir dans des environnements tridimensionnels directement depuis leur PC ou autre device, ce qui crée une expérience plus engageante et mémorable par rapport aux événements en ligne traditionnels. Visualisez une foire commerciale virtuelle où les participants naviguent entre des stands, interagissant avec des produits en 3D et assistant à des démonstrations en direct, tout cela confortablement depuis chez eux.

Si transporter tout le monde sur la lune lors de votre prochain meeting vous semble un peu trop futuriste, ne vous inquiétez pas, le métavers a les pieds sur terre pour rendre cela virtuellement possible et spectaculairement simple. Les mondes virtuels offrent une liberté créative sans précédent, où vous pouvez concevoir des environnements entièrement adaptés aux thèmes de vos événements. Envisagez de commencer dans une salle de réunion standard et, d’un clic, de transporter vos participants dans un récif corallien vibrant pour un séminaire sur l’écologie marine, ou dans une station spatiale futuriste pour une conférence sur les technologies de demain. Ces transitions audacieuses entre des environnements normaux et extraordinaires captivent l’attention des participants, rendant chaque moment inoubliable. Et puis honnêtement, refaire le même exercice de téléportation dans la vie, la vraie.. Est-ce jouable ou simplement raisonnable ?

Oubliez les webinaires où l’on peut à peine glisser un mot entre deux bâillements. Dans le métavers, chaque participant peut devenir un explorateur actif, un peu comme dans un jeu vidéo, mais où l’on reste professionnel ! Les fonctionnalités interactives telles que les avatars, les chatrooms, les jeux et les simulations, permettent de maintenir un haut niveau d’engagement parmi les participants. Contrairement à un webinaire traditionnel où l’interaction est souvent limitée et l’événement reste descendant, le métavers facilite des formats plus dynamiques. Dans un monde virtuel, les participants sont plus que de simples spectateurs : ils sont des acteurs de l’événement. Grâce aux plateformes permettant de se déplacer librement dans l’espace virtuel, les utilisateurs peuvent explorer, interagir avec des objets comme des post-its ou des tableaux blancs, et participer activement à des ateliers collaboratifs. Cette interactivité renforce leur engagement, les impliquant personnellement dans le déroulement et le succès de l’événement.

Organiser des événements dans le métavers peut être plus économique que les événements en présentiel. Les coûts associés aux déplacements, à la location de lieux et aux logistiques physiques sont réduits, tout en offrant une expérience de haute qualité. Considérez qu’une entreprise pourrait économiser des milliers d’euros en frais de transport et d’hébergement en organisant une conférence virtuelle, atteignant ainsi un public plus large et diversifié. C’est notamment le cas d’Alstom University, qui a pu économiser 20k d’euros depuis le lancement de son campus virtuel. Et plus de 500T d’émissions carbones ont été évitées !

Il est crucial de définir clairement l’ensemble des objectifs dès le début. Ces objectifs doivent inclure non seulement les objectifs de votre entreprise, mais aussi ceux des intervenants et des participants. En plus des objectifs de marque, vous devez toujours garder à l’esprit la satisfaction des participants, tant sur le contenu que sur l’accessibilité et l’expérience utilisateur. Une conférence technologique, pour illustrer, pourrait avoir pour but d’éduquer les participants sur les nouvelles tendances tout en leur offrant une expérience utilisateur fluide et engageante.

La sélection de la plateforme est une étape cruciale et complexe. Avec la prolifération des plateformes depuis le buzz autour du métavers, il est facile de se perdre. Commencez par lister les points non négligeables pour vous, organisateur : design global, sécurité de la plateforme, respect du RGPD, facilité d’accès, disponibilité sur différents appareils et les fonctionnalités in-app. Ensuite, faites-vous accompagner par des professionnels expérimentés (à tout hasard..  nous !) pour vous guider dans ce choix. Envisagez une plateforme offrant des avatars personnalisés, des environnements immersifs et des outils de gestion des participants pourrait être idéale pour une conférence interactive, mais, respectueuse de la vie privée de votre entreprise et de ses participants.

La conception de l’espace virtuel doit refléter l’identité de votre événement et offrir une expérience captivante. Profitez de la flexibilité offerte par cette technologie pour créer des environnements uniques et engageants. Pour illustrer, concevoir un espace vert pour une conférence sur les énergies renouvelables enrichit l’expérience avec des éléments interactifs qui mettent en lumière différentes technologies durables. Pour un salon professionnel, imaginez des stands virtuels où les visiteurs peuvent interagir avec des produits en 3D, assister à des démonstrations en direct et même discuter se renseigner sur les différentes marques avec des espaces d’accueils remplis de bots intelligents pour un accueil sur-mesure !

Bien que les événements virtuels réduisent les contraintes physiques, une planification logistique et technique méticuleuse reste cruciale pour éviter tout désagrément. Assurez-vous de tester les équipements et les connexions internet bien avant l’événement et impliquez vos équipes DSI et IT dès le début pour optimiser toutes les configurations techniques nécessaires. Créez un document ressource pour les participants et les intervenants, détaillant les étapes pour se préparer correctement, les instructions d’accès à la plateforme, et les solutions aux problèmes techniques courants. Et le point le plus important : ne faites jamais l’impasse sur la formation et la répétition, jamais ! 

Pour attirer un large public, une stratégie de marketing et de promotion efficace est nécessaire. Utilisez les canaux digitaux tels que les réseaux sociaux, les newsletters, et les publicités en ligne pour promouvoir votre événement. Créez du contenu attractif, comme des teasers vidéo ou des articles de blog, pour susciter l’intérêt. Pour éviter de faire peur aux participants peu familiers avec les nouvelles technologies, produisez des vidéos  expliquant comment accéder à l’événement et naviguer dans l’environnement virtuel. Cela rassurera les participants et les encouragera à s’inscrire.

Le métavers offre une occasion unique de repenser votre événement. Profitez des fonctionnalités interactives comme les sondages en direct, les chatbots, les quizz, et les vidéos 360 pour maintenir l’engagement des participants. Lors d’une session de formation, encouragez les participants à se déplacer et à interagir avec l’environnement virtuel pour une découverte autonome des informations, renforçant ainsi leur engagement et leur apprentissage. La gamification est également un excellent moyen d’augmenter l’engagement : intégrez des éléments de jeu comme des défis, des récompenses virtuelles et des classements pour rendre l’expérience plus ludique et captivante.

Après l’événement, il est essentiel de collecter des feedbacks pour évaluer ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré. Demandez des feedbacks sur chaque session de l’événement, mais aussi sur la plateforme et ses différentes fonctionnalités. Utilisez des outils d’analyse pour mesurer le succès de l’événement en termes de participation, d’engagement, et de retour sur investissement. Partagez des enregistrements et des ressources supplémentaires avec les participants pour maintenir l’engagement post-événement et renforcer la valeur ajoutée. 

En analysant attentivement les retours, vous poserez les bases solides pour une seconde édition encore plus réussie !

Pour conclure, un monde virtuel offre des opportunités uniques pour réinventer la manière dont nous organisons et participons aux événements. Sa capacité à offrir une accessibilité globale, une expérience immersive, et une flexibilité créative le rend particulièrement attrayant pour les entreprises de toutes tailles. Chez komodal, même après plus de 200 événements virtuels, nous restons convaincus que le métavers continuera d’évoluer en tant que canal de rassemblement essentiel, complémentaire des événements en présentiel. En embrassant les possibilités infinies de cette technologie, vous ne vous contentez pas de suivre une tendance – vous créez des événements qui marquent les esprits.