Manager et gérer une équipe (virtuelle) dans le Métavers : défis et opportunités

Les défis du management d’une “Virtual Team”

Gérer une équipe virtuelle présente des avantages considérables, mais cela implique également de relever plusieurs défis uniques à ce mode de travail. Si nous reprenons l’actualité citée précédemment, nous pourrions nous poser des questions sur les raisons que certaines entreprises globales et internationales telles que Yahoo, Apple ou encore IBM auraient pu avoir  lorsqu’elles décident de rappeler tous leurs employés au bureau.

La cohésion d’équipe et l’engagement, en sont les raisons principales. La productivité individuelle est jugée très bonne à distance, mais le présentiel est considéré comme le meilleur moyen de créer de forts liens relationnels. Loin d’être étonnant, la distance peut en effet affecter la communication au sein d’un groupe, la cohésion d’une équipe, ainsi que la productivité globale. Il est essentiel pour les dirigeants et managers d’identifier et de comprendre ces obstacles afin d’adopter des stratégies qui assurent la réussite à distance.

A distance, sur plusieurs fuseaux horaires, la communication peut rapidement devenir un point de friction. Contrairement aux interactions en face-à-face, les échanges par e-mail, chat ou visioconférence sont souvent moins fluides et plus formels. Le manque de communication spontanée ou non-verbale – expressions faciales, langage corporel – peut parfois engendrer des malentendus, ou pire, créer un sentiment de déconnexion entre les membres de l’équipe. Il est donc crucial de mettre en place des outils de communication clairs et d’encourager les échanges réguliers, tant formels qu’informels, pour éviter ces écueils. Je suis moi-même basée en Espagne et la majorité de mon équipe est distribuée entre plusieurs villes françaises. Je ressens ces périodes de détachement lorsque nos seuls moyens de communication sont les mails ou encore les visios (sans caméras… on est pas très fans !)

La cohésion d’équipe et l’engagement, en sont les raisons principales. La productivité individuelle est jugée très bonne à distance, mais le présentiel est considéré comme le meilleur moyen de créer de forts liens relationnels. Loin d’être étonnant, la distance peut en effet affecter la communication au sein d’un groupe, la cohésion d’une équipe, ainsi que la productivité globale. Il est essentiel pour les dirigeants et managers d’identifier et de comprendre ces obstacles afin d’adopter des stratégies qui assurent la réussite à distance.

Maintenir une cohésion d’équipe et renforcer un sentiment d’appartenance est sans doute l’un des défis les plus complexes (à vrai dire j’aurais dû mettre ce point en premier ! ).
Lorsque les membres de l’équipe sont dispersés à travers différents fuseaux horaires et cultures, il devient plus difficile de tisser des liens forts, nécessaires à la réussite collective. Le sentiment d’isolement est une réalité fréquente dans les équipes virtuelles, et il est du devoir du manager d’y remédier en favorisant des moments de collaboration et de socialisation, au-delà des simples tâches professionnelles. Quid de la gestion des préférences de chacun? J’ai des personnes de mon équipe qui sont productifs à la maison, d’autres au bureau, certaines personnes ont besoin de voir leurs collègues en vrai, voir du monde en général… d’autres n’en ressentent même pas le besoin. 

Un autre enjeu du management à distance est le suivi de la performance individuelle et collective. En l’absence d’interactions physiques quotidiennes, il peut être difficile pour un manager de savoir si les objectifs sont atteints, et si les membres de l’équipe sont motivés et engagés. D’un côté, la confiance est essentielle pour donner de l’autonomie, mais de l’autre, le besoin de structure et de suivi régulier reste primordial pour maintenir une productivité élevée. 

Un collaborateur qui n’atteint pas ses objectifs ou bien lésine sur le travail fourni : a-t-il besoin d’être à distance pour le faire ? Trouver un équilibre entre microgestion et liberté est la clé pour éviter la frustration des collaborateurs tout en assurant le bon fonctionnement des projets. Je discutais tout récemment avec un de nos partenaires @Teemew sur ce besoin qu’ont les managers en difficulté avec cette modalité du travail à distance, et il me confiait que le vrai soucis repose surement sur cette capacité visuelle de voir les projets avancer. “C’est le fameux problème de la “badgeuse”, savoir que tes collaborateurs sont là et qu’ils bossent réellement.”
Ca n’est pas pour rien que Teemew propose aux entreprises de  faire revenir leurs collaborateurs au bureau, et ce depuis le confort de leur maison. 

Enfin, un aspect technique souvent sous-estimé est la gestion des outils numériques eux-mêmes. Les équipes à distance utilisent une panoplie d’outils de collaboration, de visioconférence, de gestion de tâches, etc. Cependant, trop d’outils peuvent vite créer une surcharge d’informations, rendant difficile la priorisation des tâches et des messages. Les managers doivent non seulement choisir les bons outils, mais aussi former l’équipe à une utilisation efficace pour éviter le chaos numérique. Et le manager dans toute cette histoire ? Comment fait-il pour, lui même, savoir comment gérer ces aspects et choisir les bons outils ?

En résumé, ces défis montrent bien que, pour réussir le management à distance, il ne suffit pas d’adopter les bonnes technologies. Il faut également mettre en place des pratiques humaines et organisationnelles solides afin de créer un environnement de travail virtuel qui soit aussi efficace qu’un bureau traditionnel.

Les défis du management d’une “Virtual Team”

A ces défis nous pourrions proposer aux managers de s’intéresser de plus près aux environnements de travail 3D. Les mondes virtuels, longtemps associés aux jeux vidéo et aux expériences immersives de divertissement, s’imposent désormais comme des outils puissants pour la gestion d’équipes distantes. L’utilisation de ces environnements virtuels, dans le cadre du travail à distance, apporte des avantages significatifs qui transforment l’expérience de travail, améliorent la collaboration et renforcent la cohésion au sein des équipes virtuelles.

L’un des principaux avantages des mondes virtuels est leur capacité à recréer des environnements de travail immersifs, proches de la réalité physique ou parfois même totalement déconnectés de l’esthétisme classique du bureau traditionnel. Contrairement aux réunions vidéo classiques, où la communication peut parfois sembler désincarnée, les espaces virtuels permettent à chaque membre d’incarner un avatar et d’interagir en temps réel dans un cadre partagé. Ces environnements 3D offrent des possibilités infinies en termes de management : proposer des espaces de travail virtuels agréables et entièrement personnalisables, recréant des bureaux, des salles de réunion ou des espaces de brainstorming où les collaborateurs peuvent se déplacer, interagir et collaborer comme s’ils étaient physiquement ensemble. 

Le manager a alors ici pléthore d’options pour recréer des petits rituels, dédier des espaces au reporting, avoir visuellement la représentation de son équipe, et donner des feedbacks immédiats, en tous cas plus spontanés.

Cette immersion peut renforcer dans un premier temps les liens entre les membres de l’équipe en permettant des échanges plus naturels. Les discussions de couloir, les échanges informels ou même les rencontres fortuites autour de cette fameuse “machine à café virtuelle” peuvent exister, recréant les moments de socialisation qui manquent souvent dans le télétravail traditionnel. Question : en visio ou par mail vous arrivez à vous taper un fou rire avec vos collègues ou encore avoir cette superbe conversation qui égaiera votre journée ? Difficile, n’est ce pas ?
Normal, ces outils ne le permettent pas, en tous cas pas de manière naturelle et spontanée. (Bon ok faut vraiment s’entendre super bien avec ses collègues au préalable… j’ai cette chance !)

Dans une équipe dispersée à travers le monde, rappelez-vous, la sensation de distance peut parfois isoler les collaborateurs, et rendre le suivi des projets plus complexes. Imaginons maintenant un environnement recréant votre espace de travail, avec plusieurs avatars connectés, représentant vos collaborateurs et collègues. Chacun vaquant à ses propres occupations, passant d’une réunion d’équipe à une session de brainstorming, tout en vous saluant par la fenêtre de votre bureau… Recréer des environnements où tout le monde se retrouve dans le même “lieu”, même virtuel, la distance s’efface, permettant à l’équipe de se sentir plus unie et connectée. 

Puis en termes de management, cela permet de lever toutes ses barrières et faciliter la proximité entre manager / managé. Que l’on se trouve à Laval, Berlin ou Sao Paulo, une réunion dans un espace virtuel donne l’impression de partager une même pièce, contribuant ainsi à une dynamique d’équipe plus fluide et plus collaborative.

Les mondes virtuels ne sont pas seulement des espaces de travail, ils sont également des terrains propices à l’innovation. Et pourquoi pas des incubateurs pour l’innovation managériale 2.0 ? 😉 

Grâce à leur flexibilité, ces environnements peuvent être modulés pour répondre aux besoins spécifiques des équipes. Par exemple, lors de sessions de brainstorming, un espace peut être aménagé avec des tableaux interactifs, des schémas 3D ou des objets virtuels que les collaborateurs peuvent manipuler en temps réel, stimulant ainsi la créativité. Ils sont fait pour réinventer les conditions de travail idéales pour l’équipe et leur manager. L’absence de contraintes physiques permet aux équipes de créer des environnements sur mesure, totalement dédiés à leurs projets. Imaginez une équipe de design travaillant ensemble dans un studio virtuel, capable de visualiser, ajuster et tester des prototypes en trois dimensions, en temps réel. 

Cette capacité à expérimenter et interagir avec des objets et des concepts renforce l’innovation, rendant le travail à distance non seulement pratique, mais aussi particulièrement inspirant.

Dernier avantage, un avantage décisif pour le manager et le collaborateur, qui concerne la montée en compétence et l’intégration au sein de l’entreprise. Dans un environnement de travail à distance, l’onboarding peut parfois paraître déconnecté ou difficile à organiser. 

Vous venez d’être recruté, vous vivez à Paris et votre manager est basé à Berlin (je suis gentille, je prends un scénario sans gros écart de fuseaux horaires). Une première possibilité serait d’avoir accès à plusieurs espaces virtuels permettant de recréer un parcours d’intégration dynamique et interactif accompagné de votre manager, où vous pourriez explorer un futur environnement de travail, rencontrer vos collègues sous forme d’avatars. Plus intéressant que des visios pour balayer quelques slides et une knowledge base à lire, n’est ce pas ? Autre possibilité durant cette période d’intégration et familiarisation, le manager pourrait littéralement adopter ce qu’on appelle “l’open door policy” donnant un message de disponibilité pour ses collaborateurs et évitant l’effet hiérarchique imposant, surtout lorsque nous sommes nouveaux dans l’entreprise. 

De même, pour la formation continue, les mondes virtuels offrent des possibilités d’apprentissage interactif, par exemple via des simulations ou des ateliers immersifs. Les collaborateurs peuvent ainsi apprendre en “faisant”, et non simplement en suivant des instructions à travers un écran.

Avec ces éléments, nous pourrions être assez confiants pour dire que les mondes virtuels ne sont pas seulement des outils de collaboration, ils sont aussi des alliés essentiels pour les managers d’équipes distantes. Ils apportent de nouvelles dimensions à la gestion, en améliorant la communication, la cohésion, le suivi des performances et l’innovation au sein des équipes virtuelles. Pour un manager, intégrer ces technologies, c’est non seulement améliorer l’efficacité de son équipe, mais aussi transformer son approche managériale en l’adaptant pleinement aux exigences du travail à distance.

Pensez-vous que si Yahoo ou encore IBM avaient mis à disposition un monde virtuel pour leurs managers gérant des équipes distantes ils s’en sortiraient un peu mieux en termes de productivité et de communication ?

Maintenant, je suis obligée de vous parler Technologies au pluriel, qu’il soit question de générations qui sont de plus en plus familières aux outils digitaux ou encore l’innovation qui avance à vitesse grand V pour toujours plus d’efficacité, le manager devra passer par cette étape : choisir les bons outils. Je vous propose une liste d’outils support pour une bonne gestion managériale à distance, je ne peux que que souligner que chacune de ces technologies doit être basée sur une étude de vos besoins en interne pour répondre correctement à votre réalité terrain. 

Leur adoption et leur maîtrise par les managers sont essentielles pour assurer la productivité et l’engagement des équipes dispersées géographiquement. Voici les principales technologies qui facilitent la gestion d’une équipe virtuelle : 

• Outil de visio : je ne les présente  plus (Zoom, Google Meet, Teams…) ils sont efficaces pour des moments de synchronisation à 1-3 personnes, ou encore des moments d’informations descendantes
• Messagerie instantanée : vous pouvez utiliser celle de votre monde virtuel ou opter pour des canaux de conversations via Slack, Teams ou Google chat, si vous souhaitez de l’asynchrone par exemple.
• Outil de gestion de projet : le lieu où tous les projets se rejoignent, Gantt & consort donneront une bonne idée de la concentration de votre pipe projet. Quoi de mieux que de l’interfacer à votre environnement de travail virtuel et créer des salles par projet?
• Outil d’évaluation : Le suivi du bien-être et de la satisfaction des employés est crucial dans une équipe virtuelle. Des outils comme Officevibe ou 15 Five permettent aux managers de recueillir des feedbacks réguliers. Après… quoi de mieux qu’une conversation spontanée avec son collègue pour recueillir un  retour sincère et naturel ?
• Outil de suivi des objectifs : Il en existe tellement, parfois même des logiciels “maison” et propre au type de métiers présent dans l’entreprise… mais vous l’aurez compris, cela pourrait parfaitement s’interfacer à votre environnement de travail virtuel également. 

Concrètement, je pourrais qualifier volontiers les mondes virtuels professionnels d’outils supports aux outils de gestion managériale. De quoi maximiser le potentiel humain d’une équipe, d’une entreprise. 

La gestion d’une équipe virtuelle n’est plus une simple adaptation temporaire aux circonstances, mais une nouvelle norme de travail. Peut-être qu’il est temps pour les managers d’arrêter d’attendre que leurs pratiques de bureau traditionnel fonctionnent à distance, et de commencer à les réinventer pour répondre aux besoins du télétravail. Dans ce contexte, les technologies émergentes, et en particulier les mondes virtuels, offrent des solutions innovantes qui transforment la manière dont les équipes distantes collaborent et interagissent.

Un environnement de travail 3D permet de dépasser les limitations du télétravail traditionnel en recréant un environnement immersif qui rapproche les collaborateurs et favorise des interactions plus naturelles. Mais plus qu’un simple levier technologique, ces solutions sont une opportunité pour les managers de réinventer leurs pratiques, d’encourager l’innovation, et de créer un environnement de travail plus flexible et engageant pour leurs équipes. 

En investissant dans ces technologies et en apprenant à les maîtriser, les managers peuvent non seulement améliorer la performance de leur équipe, mais aussi favoriser un cadre de travail où chacun se sent entendu, valorisé et connecté malgré la distance.

Le futur du management à distance sera virtuel, immersif, et offrira des expériences beaucoup moins solitaires, favorisant une collaboration plus riche.